Weegree – dostarczanie specjalistów to nasza specjalność

Wysyłając pracownika na delegację warto mieć na uwadze koszty jakie z tego tytułu musi ponieść pracodawca. Oprócz obowiązkowej diety, osobie zatrudnionej trzeba zapewnić m.in. nocleg i transport do miejsca docelowego lub zwrócić jej koszty poniesione z tego tytułu. Są jednak sytuacje, w których dieta nie przysługuje pracownikowi.

Delegacja pracownicza jest to podróż wykonywana przez osobę zatrudnioną na wniosek pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub rejon, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki na co dzień. A zatem pojęcie delegacji służbowej nie jest stosowane w przypadku osoby pracującej na stałe w określonym rejonie poza firmą np. przedstawicieli handlowych.

Pojęcie delegacji często jest mylone z określeniem delegowania pracowników. Dotyczy ono sytuacji, w której pracodawca wysyła pracowników do pracy poza dotychczasowe miejsce wykonywania obowiązków określone w umowie. Zmiana ta wymaga korekty w umowie zawartej pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą.

Pracownikowi wybierającemu się w podróż służbową przysługuje zwrot kosztów poniesionych w jej trakcie. Kwestię tę reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku. Do kosztów podróży służbowej zaliczają się koszty dojazdu wraz z kosztami przemieszczania się w miejscowości docelowej komunikacją miejską lub taksówką. Oprócz tego pracownik może zażądać zwrotu kosztów noclegu, parkingu, biletu wstępu np. na targi czy winiety autostradowej. Gdy mamy do czynienia z delegacja zagraniczną, w grę wchodzi również zwrot wydatków za leczenie, w przypadku wystąpienia zagrożenia życia. Na pokrycie wymienionych wyżej wydatków pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę. Z otrzymanych pieniędzy osoba zatrudniona ma obowiązek rozliczyć się w terminie 14 dni od momentu zakończenia podróży służbowej. Pracownik winien jest przedstawić szczegółowy spis poniesionych wydatków wraz z potwierdzeniami w postaci faktur, paragonów lub biletów.

Pracodawca wysyłając pracownika w delegację musi mu również wypłacić dietę. Jest to kwota pieniędzy potrzebna na pokrycie wyższych niż na co dzień kosztów wyżywienia. Jej wysokość jest zależna od długości delegacji, kraju do którego udaje się pracownik oraz tego czy pracodawca zapewnia mu część wyżywienia np. w postaci śniadania w hotelu.

Podróż służbowa w kraju

Wysokość krajowej diety należnej pracownikowi będącemu w podróży służbowej wynosi 30 złotych za dzień. Czas delegacji liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży do momentu powrotu do domu lub siedziby firmy. Jeżeli trwa ona jeden dzień, pełna wysokość dziennej diety wypłacana jest w momencie gdy jej długość przekracza 12 godzin. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin, wówczas wypłacana jest połowa diety, czyli 15 złotych. W przypadku delegacji dłuższych niż jeden dzień, wysokość diety dziennej jest mnożona przez liczbę pełnych dni, w których pracownik przebywał poza domem. Z kolei ostatni niepełny dzień liczony jest od ilości godzin, podobnie jak było to w przypadku delegacji jednodniowej. Jeżeli długość ta wynosiła nie więcej niż 8 godzin, wówczas wypłacana jest połowa dziennej diety. Jeżeli delegacja trwała tego dnia więcej niż 8 godzin, wtedy pracownik otrzymuje pełną dietę.

W sytuacji gdy pracodawca zapewnia pracownikowi część wyżywienia podczas delegacji, dieta jest procentowo obniżana. W przypadku gdy delegowana osoba otrzymuje śniadanie, świadczenie pomniejszane jest o 25 procent. W przypadku obiadu lub kolacji, pracodawca może obniżyć dietę o odpowiednio 50 i 25 procent. Jeżeli wszystkie trzy posiłki są zapewnione, wówczas dieta nie jest wypłacana.

Zagraniczna podróż służbowa

W przypadku delegacji zagranicznej wysokość diety zależy od celu podróży pracownika. Tak jak w przypadku podróży krajowej, pracownik może również ubiegać się o zwrot pozostałych kosztów na podstawie przedstawionych rachunków. Jednodniowe podróże służbowe są liczone nieco inaczej. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 godzin, wówczas przyznawana jest ⅓ dziennej diety. Gdy jej długość wynosiła od 8 do 12 godzin płacona jest ½ diety, a powyżej 12 godzin pracownik otrzymuje całą dzienną dietę. Jeżeli pracodawca zapewnia śniadanie, wówczas dzienna dieta pomniejszana jest o 15 procent. W przypadku obiadu i kolacji jest to 30 procent.

Zwrot kosztów podróży i noclegu

Jeżeli pracownik podczas podróży służbowej nie ma zapewnionego noclegu, wówczas może złożyć wniosek zwrot kosztów poniesionych z tego tytułu, przedkładając pracodawcy rachunek lub fakturę. Jeżeli tego nie zrobi przysługiwać mu będzie jedynie ryczałt dotyczący kosztów noclegu w wysokości 150 procent dziennej diety, czyli 45 złotych.

W przypadku transportu, to pracodawca określa czym pracownik dotrze na miejsce docelowe podróży służbowej. Jeżeli samowolnie zmieni on ustalenia, wówczas pracodawca może odmówić zwrotu kosztów. Właściciel firmy może również wyrazić zgodę na wykorzystanie przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych. W takim przypadku koszty podróży rozliczane są od liczby przejechanych kilometrów. W przypadku samochodu o pojemności powyżej 900 centymetrów sześciennych, stawka ta wynosi 0,8358 zł, poniżej tej wartości 0,5214 zł. Gdy pracownik porusza się własnym motocyklem lub motorowerem, wówczas “kilometrówka” wynosi odpowiednio 0,2302 zł i 0,1382 zł.

Jeżeli pracownik podróżuje samolotem lub pociągiem wówczas oprócz zwrotu kosztów biletu (o ile pracodawca wcześniej nie opłacił go pracownikowi), może się ubiegać o zwrot kosztów podróży z dworca lub lotniska do hotelu, miejsca spotkania z kontrahentami lub miejsca targów branżowych. W tym przypadku również moc prawną mają rachunki lub faktury przedstawione przez pracownika. Jeżeli takowych nie posiada, wówczas przysługuje mu dzienny ryczałt w wysokości 20 procent dziennej diety czyli 6 złotych.