Obieg dokumentów w firmie

Każde dobrze funkcjonujące przedsiębiorstwo powinno szybko reagować na sytuację rynkową. Z tego względu duże znaczenie w życiu firmy odgrywają proste i jasne procedury, do których należą m.in. mechanizmy obiegu dokumentów. Szybkie przekazanie pisma do odpowiedniej osoby może sprawić, że firma zdobędzie nowy kontrakt lub zatrudni nowego pracownika. Obecnie coraz większą popularność zdobywają elektroniczne systemy zajmujące się obiegiem dokumentów. Nie oznacza to jednak, że na rynku nie ma firm, w których dokumenty są drukowane. Patrząc na wady i zalety obydwu rozwiązań widać, że w tym przypadku technologia zdaje egzamin.

Sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z ważniejszych elementów, które decydują o sukcesie lub klęsce przedsiębiorstwa. Mimo że procedury te nie stanowią sensu stricte podstawowej działalności przedsiębiorstwa, to w znacznym stopniu wpływają na szybkość podejmowania decyzji, szybkość wprowadzania zmian oraz czas obsługi kluczowych klientów. Oprócz jasnej i sprawnej metodologii, kluczowym elementem wpływającym na szybki przepływ dokumentów są ludzie, gdyż to właśnie oni wykonują pewne elementy mające wpływ na skuteczność tych procesów.

Tradycyjny kontra elektroniczny obieg dokumentów

W modelu tradycyjnym dokumenty mają formę papierową. Oznacza to, że każdy z nich musi zostać wydrukowany, opisany, trafić do odpowiedniej osoby, a następnie zostać zarchiwizowany. Minusem tego rozwiązania jest przede wszystkim jego tempo. Fizyczny przepływ dokumentów zajmuje o wiele więcej czasu i wymaga większego nakładu pracy. Do tego dochodzą koszty archiwizacji nagromadzonego “papieru” oraz istnieje większe ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia. Z tych względów coraz częściej firmy stosują elektroniczny obieg dokumentów.

Dodatkowym czynnikiem sprzyjającym popularyzacji systemów komputerowych związanych z obiegiem dokumentów jest rozwój internetu. Powszechny dostęp do sieci sprawia, że dzięki systemom CRM, każda z osób uprawnionych ma dostęp do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu. Oprócz tego, systemy komputerowe dają możliwość generowania formularzy, co dodatkowo ułatwia pracę poszczególnym działom. W przypadku działu kadrowo-księgowego są to np. wnioski urlopowe. Z tego typu formularzy korzysta firma Weegree. W naszej firmie rekrutacyjnej pracownik chcący skorzystać z urlopu musi wypełnić specjalny formularz w programie Emplo, gdzie wpisuje ważne dane dotyczące swojej nieobecności.

Etapy obiegu dokumentów

Obieg dokumentów można podzielić na cztery fazy. Pierwsza z nich polega na wprowadzaniu dokumentów do systemu poprzez jego zeskanowanie lub wygenerowanie wewnątrz programu. Drugim etapem jest przyporządkowanie dokumentu do odpowiedniej kategorii, dzięki czemu trafi on do odpowiedniego działu i osoby w firmie. Gdy dokument dotrze “do odpowiednich rąk” może zostać wdrożony. Może on dotyczyć np. oferty, urlopu pracowniczego, faktury lub zaliczki na podróż służbową pracownika. Ostatnim etapem jest archiwizacja dokumentu, co w przypadku systemu komputerowego najczęściej jest wykonywane automatycznie. W przypadku firmy Weegree po zaliczkę na zakupy lub wyjazd służbowy trzeba się zgłosić do kierownika działu. W następnej kolejności nasi seniorzy kierują odpowiednie pismo do prezesa.

Nowe biuro Weegree w Wałbrzychu

Rozwijamy się dla Was