Weegree – dostarczanie specjalistów to nasza specjalność

Na obowiązki pracodawcy związane z dokumentami pracowniczymi składa się nie tylko ich prawidłowe przechowywanie, ale także ochrona przed kradzieżą. Okres magazynowania dokumentacji to aż 50 lat, dlatego tej kwestii warto przyjrzeć się już przy zakładaniu firmy.

Obowiązki pracodawcy w kwestii danych osobowych pracowników reguluje ustawa o ochronie danych osobowych oraz kodeks pracy. Zgodnie z nimi firma musi prowadzić i przechowywać dokumentację osób pracujących w firmie, związanej z ich zatrudnieniem. Obie czynności należy wykonać tak, aby zabezpieczyć dane pracowników przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

Jak wskazuje ustawa o ochronie danych osobowych, zbieranie, przechowywanie czy utrwalanie dokumentów pracowniczych jest uznawane za ich przetwarzanie, dlatego też do tych kwestii należy podejść poważnie. Pracodawca posiada prawo przetwarzania danych pracowników, gdy czynności te związane są wypełnieniem obowiązków nakładanych na niego w ramach przepisów prawa oraz ułatwieniem instytucjom nadzorczym wykonywania czynności kontrolnych.

Przez cały okres zatrudnienia pracownik ma prawo wglądu do swoich dokumentów, jednakże nie może z nich samowolnie niczego usunąć, ani dodać. Udostępnienie danych osobowych zatrudnionego może nastąpić tylko za jego zgodą. Wyjątkiem w tym przypadku są osoby zatrudnione w firmie, zajmujące się sprawami pracowniczymi oraz organy kontrolne, w tym: urzędnik inspekcji pracy, inspektor ZUS, urzędnik skarbowy, pracownik Urzędu Pracy, pracownik Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych, Funkcjonariusz Policji, ABW lub CBA.

Wskazane wcześniej obowiązki dotyczą dokumentacji przechowywanej zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli firma przechowuje akta pracowników w tradycyjnej formie, wówczas powinny one być składowane w zamykanych szafach, do których dostęp mają tylko wyznaczeni pracownicy. Ustawodawca dopuszcza również przeznaczenie na dokumenty osobnego pomieszczenia z zabezpieczonym dostępem. W przypadku elektronicznej kartoteki, prawo nie precyzuje, jakich środków należy użyć w celu ochrony danych pracowników.

Jakie dokumenty pracodawca może zbierać?

Archiwum firmowe dotyczące pracownika dzieli się na dwie grupy. Pierwszą z nich jest dokumentacja osobowa, zwana także aktami osobowymi, na które składają się wszystkie pisma potrzebne do zatrudnienia pracownika, takie jak świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, dyplomy ukończenia szkół, zaświadczenia lekarskie czy świadectwo przejścia szkoleń BHP, o których pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów (można podlinkować). Drugim elementem akt osobowych pracownika są dokumenty dotyczące umowy pomiędzy stronami oraz przebiegu zatrudnienia. Z kolei trzecią część stanowią “papiery” związane z ustaniem stosunku pracy.

Oprócz kartoteki pracowniczej, pracodawca ma także obowiązek przechowywania dokumentów płacowych pracownika. Dotyczą one wypłaconego wynagrodzenia oraz odprowadzanych składek na ubezpieczenia społeczne.

Czas przechowywania dokumentów

Zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem, pracodawca musi przechowywać dokumenty pracownika nie tylko w okresie jego zatrudnienia, ale także po rozwiązaniu umowy o pracę. Okres ten wynosi 50 lat i jest liczony w przypadku dokumentacji osobowej od dnia zakończenia współpracy pomiędzy stronami, a w przypadku dokumentów płacowych od dnia ich wytworzenia. Jeżeli firma przestanie istnieć przed upływem tego okresu, wówczas powinna przekazać dokumenty innemu podmiotowi, który specjalizuje się w archiwizacji dokumentów.

Sankcje

Pracodawca który nie wypełnia obowiązku gromadzenia i odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać ukarany karą grzywny od 1 000 do nawet 30 000 złotych. Jej wysokość zależy od wielkości zaniedbań poczynionych przez firmę. W skrajnych przypadkach prawo przewiduje również odpowiedzialność karną.

W Weegree akta pracowników są przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami. Specjalne szafy, w których znajdują się dokumenty zabezpieczają je przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą. Dodatkowo nasze pomieszczenie, w których je umieszczono zabezpieczone jest elektronicznymi zamkami, a także podlega stałej obserwacji przez system monitoringu.