Najważniejsze informacje przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy

Pracownicy zza wschodniej granicy cieszą się uznaniem pracodawców – są lojalni, nie stronią od ciężkich prac fizycznych i doskonale odnajdują się w tych zawodach, które dla Polaków są dziś zbyt mało opłacalne. Co jednak trzeba wiedzieć o ich pozyskiwaniu i jakie warunki musi spełnić pracodawca?

pracownikow z ukrainy

1 stycznia 2018 roku weszły nowe przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców. Nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy znacznie wpłynęła na sposób, w jaki zatrudniani są obywatele tak zwanych państw trzecich – Białorusi, Rosji, Mołdawii, Armenii i Gruzji, ale co najważniejsze dla wielu pracodawców – Ukrainy. A zaznaczmy, że w 2017 roku złożono 1,8 mln oświadczeń o zamiarze zatrudnienia cudzoziemca.

Co ulega zmianom?

Wprowadzony został nowy typ zezwolenia, czyli zezwolenie typu S – na pracę sezonowej. Pracowników w ramach tego typu zezwolenia można zatrudnić na maksymalnie 9 miesięcy. Procedura dotyczy zatrudniania do prac, jak sama nazwa wskazuje, sezonowych. Są to sektory takie jak rolnictwo i sadownictwo, a także turystyka i gastronomia. Trzeba wykazać, że nie ma możliwości uzupełnienia luk kadrowych w ramach lokalnego rynku pracy.

Z kolei zezwolenie w ramach standardowej procedury oświadczeniowej teraz umożliwia zatrudnienie cudzoziemców na maksymalnie 6 miesięcy w ciągu roku do wykonywania prac, które nie mają charakteru sezonowego. W oświadczeniu podaje się dane firmy i cudzoziemca, okres zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia brutto, zawód oraz miejsce pracy. Do tego należy załączyć oświadczenie o niekaralności, potwierdzenie uiszczenia opłaty oraz pozostałe dokumenty.

Wprowadzona została procedura dwuetapowa – oznacza to, że najpierw pracodawca musi złożyć wniosek, który z kolei zostaje wpisany przez starostę do ewidencji. Dostaje on potwierdzenie, zaś zezwolenie zostanie wydane dopiero, gdy cudzoziemiec przyjedzie do Polski i przedstawi odpowiednie dokumenty. Od teraz też starosta może odmówić wpisania wniosku do ewidencji jeśli ma podejrzenie, że wniosek został złożony dla zachowania pozorów. Pracodawca zaś został zobowiązany o informowaniu urzędu o tym, kiedy cudzoziemiec przyjechał do kraju, gdzie mieszka i że podjął pracę (najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia) lub że tego nie zrobił (w ciągu maksymalnie tygodnia).

Zmianą jest także to, że pracodawca podczas składaniu wniosku musi uiścić opłatę w wysokości trzydziestu złotych, co sprowadza znaczne koszty na firmy zatrudniające wielu cudzoziemców, jak przedsiębiorstwa budowlane.

Umowa musi być zawarta na piśmie i przetłumaczona, uwzględniać wynagrodzenie (choćby minimalne) i odpowiadać charakterowi pracy, a kopie dokumentów pobytowych należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia.

Jak pozyskać pracowników z Ukrainy?

Najpierw jednak trzeba wiedzieć, gdzie pozyskać takich pracowników. Proces może być jednak czasochłonny, zwłaszcza jeśli szukamy pracowników o wysokich kwalifikacjach. Warto skorzystać z usług agencji pracy, specjalizujących się w poszukiwaniu pracowników zza wschodniej granicy. Sporo Ukraińców przyjeżdża też do Polski na dłużej i już po osiedleniu rejestruje się w biurze pośrednictwa zawodowego. Jako Weegree cieszymy się uznaniem i zaufaniem pracowników zza wschodniej granicy.

Przede wszystkim taki pracownik musi mieć prawo do wykonywania pracy oraz prawo do pobytu na terenie Polski. Dokument potwierdzający legalność pobytu musi zostać skopiowany – kopię trzeba również trzymać z dokumentami pobytowymi. W przypadku ruchu bezwizowego oznacza to paszport ze stemplem potwierdzającym przejście przez granicę, zaś w przypadku ruchu wizowego – kopia wizy lub kopia karty pobytu wydanej na podstawie uzyskania zezwolenia pobytowego. Prawo do wykonywania pracy uzyskuje się na podstawie zezwolenia na pracę lub procedury oświadczeniowej, o której pisaliśmy wcześniej.

Pozwolenie na pracę nie jest wymagane jeśli zatrudniamy:

osobę o statusie uchodźcy
posiadacza Karty Polaka
absolwenta polskiej szkoły ponadgimnazjalnej
pracownika, który ma zezwolenie na osiedlenie się w Polsce (w tym na podstawie zawarcia związku małżeńskiego)
posiadacza zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE.
studenta w trybie stacjonarnym.

Co z ubezpieczeniem?

Cudzoziemców zatrudnia się tak samo jak obywateli Polski – na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczony musi być każdy pracownik, który:

wykonuje pracę w ramach umowy o pracę lub umowy zlecenie
wykonuje ją na rzecz polskiego pracodawcy na terenie Polski.

Cudzoziemca należy zgłosić do ZUSu w ciągu tygodnia od rozpoczęcia umowy (na druku ZUS ZUA lub ZZA – ten drugi dotyczy tych cudzoziemców, którzy podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Składki rozlicza pracodawca w imiennych raportach miesięcznych. Ponadto odprowadza składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych tak samo, jak robi to w przypadku polskich pracowników.

A co z podatkiem?

Pracodawca może go obliczyć na ogólnych zasadach – mowa o podatku zryczałtowanym lub w ramach przepisów o unikaniu podwójnego podatku. Sposób rozliczenia podatku zależy już od rezydencji podatkowej samego Ukraińca. Jeśli płatnik nie posiada certyfikatu rezydencji, podatek wynosi 20% od przychodu. Certyfikat jednak ma znaczenie – dzięki niemu ustala się, gdzie pracownik podlega opodatkowaniu. W ten sposób unikamy podwójnego podatku.

Jeśli jednak Ukrainiec jest podatnikiem polskiej rezydencji podatkowej – czyli przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym lub tutaj jest jego centrum interesów gospodarczych czy osobistych – musi odprowadzić podatek od całości dochodów, niezależnie od lokalizacji miejsca pracy. Przy statusie nierezydenta podatek odprowadza się wyłącznie od tych przychodów, które osiągnięto w Polsce.

Mamy nadzieję, że udało się nam przedstawić wszystkie najważniejsze informacje dotyczące miejsca Ukraińców w polskim prawie pracy. Formalności jest wprawdzie dużo, ale uważne prześledzenie powyższej instrukcji powinno znacznie pomóc w nawiązaniu współpracy z pracownikami z Ukrainy.